Sept étapes pour l’élaboration d’un programme d’avantages sociaux qui soutiennent les parents et proches aidants

Plus de 43 millions de personnes aux États-Unis offrent actuellement des soins non rémunérés à un membre de leur famille; 52 % d’entre eux occupent également un poste à temps plein ou à temps partiel. Le Canada se trouve dans une position semblable, avec la moitié de ses travailleurs qui doivent concilier leurs responsabilités d’aidant à leurs responsabilités professionnelles. Bien évidemment, les exigences imposées à ces gens sont souvent accablantes, épuisantes et insoutenables. Beaucoup d’experts décrivent d’ailleurs la situation comme une crise de santé publique imminente.

Heureusement, les défenseurs des droits des proches aidants revendiquent la création de politiques nationales afin de lutter contre ce facteur de stress croissant. Aux États-Unis, avec la promulgation récente de la loi « RAISE », un groupe d’intervenants de divers domaines, notamment des proches aidants, des fournisseurs de soins de santé et de services sociaux, ainsi que des employeurs, uniront bientôt leurs forces pour l’élaboration d’un plan stratégique national pour les proches aidants.

Ces intervenants (ainsi que le secrétaire à la Santé et aux Services sociaux des États-Unis, des personnes âgées ayant besoin de soutien et de services à long terme, et des personnes en situation de handicap, entre autres) auront pour mandat de cerner des recommandations pour traiter de la crise de l’aide naturelle. Plus précisément, le comité consultatif de la loi RAISE devrait proposer des solutions pour traiter de la myriade d’enjeux en milieu de travail qui touchent la capacité des proches aidants à concilier leurs responsabilités professionnelles avec celles de l’aide naturelle.

« Pensez à des solutions créatives qui permettraient d’aider autant de proches aidants que possible à votre entreprise (visez les solutions extensibles!). »

Heureusement, votre entreprise peut en faire beaucoup pour se préparer à la loi RAISE ou à tout autre projet de loi. Les sept étapes ci-dessous vous aideront à créer votre propre stratégie organisationnelle de soutien à l’aide naturelle, afin que votre entreprise soit bien positionnée pour soutenir ses nombreux parents et proches aidants, que vous sachiez les identifier ou non.

Étape 1 : Élaborez fermement votre position et adoptez des politiques claires quant au soutien des proches aidants de votre main-d’œuvre.

Quand il s’agit d’aide naturelle et de ses conséquences sur votre entreprise, quelle est votre position? Croyez-vous être responsable de soutenir vos employés et leur famille, en tout ou en partie? De plus en plus d’entreprises sont de cet avis et prennent cette responsabilité très au sérieux en offrant une gamme complète d’avantages sociaux à leurs employés et leur famille. Prenez le temps d’articuler la position de l’entreprise et de rédiger (ou de réviser) votre politique sur le soutien aux proches aidants de votre main-d’œuvre, ainsi que vos politiques sur l’assiduité, les congés, les horaires flexibles, la rémunération (y compris les primes), le recrutement, l’embauche, la promotion, la discipline et le licenciement. Assurez-vous de tenir compte des conséquences de l’aide naturelle (que l’employé divulgue être proche aidant ou non) sur ces aspects de votre entreprise, l’engagement de l’entreprise au soutien et le langage de toute loi sur l’aide naturelle dans votre région (des détails à l’étape 3). De plus, veillez à adopter une approche de tolérance zéro à la discrimination contre les proches aidants, un processus pour porter plainte et des garanties contre les représailles pour les personnes qui portent plainte. Cet ensemble de politiques pourra grandement vous aider à créer une culture de soutien en milieu de travail à l’échelle des services et de l’organisation.

Étape 2 : Sortez des sentiers battus et créez des approches flexibles pour résoudre les difficultés des proches aidants de votre main-d’œuvre.

De nombreuses responsabilités des proches aidants surviennent durant la journée de travail « traditionnelle ». C’est durant les heures de travail que le médecin de maman téléphonera enfin, ou que l’enseignante de Jasmine voudra discuter de comportements problématiques à l’école. Lorsqu’il est difficile pour vos employés de s’acquitter de leurs responsabilités de parent ou de proche aidant, leur stress augmente, ce qui affecte leur concentration au travail et se traduit souvent par des jours de congés imprévus, ou pire encore, moins d’heures travaillées ou l’abandon du poste. Ce phénomène est très bien connu parmi ceux d’entre nous qui emploient des travailleurs, ainsi que pour ceux qui prennent soin d’un proche. Ce qui peu connu, par contre, sont les petits bureaux à l’écart pour permettre aux employés de prendre des appels personnels importants en privé. Ou encore les congés familiaux payés ou la capacité de transmettre des heures de congé payées à un collègue pour qu’il soit au chevet de son partenaire ou de son enfant atteint d’un cancer du cerveau. L’approche « faites votre travail » (emplacement facultatif) est également convaincante, car elle ne consiste pas à pointer une horloge ou à prouver ses heures de travail. Souvent, la flexibilité quant à l’horaire ou à l’emplacement de travail peut réellement changer les choses pour un employé qui s’occupe de son père atteint d’une forme précoce de la maladie d’Alzheimer et qui s’est égaré. Encore une fois, envisagez les façons créatives dont votre entreprise pourrait aider autant de proches aidants que possible (visez les solutions extensibles!). Un grand nombre de ces approches novatrices coûtent très peu, mais les retombées en fidélité et en productivité seront immenses.

Étape 3 : Comprenez les conséquences des lois provinciales et fédérales sur les proches aidants en milieu de travail.

Les responsables des ressources humaines entendent de plus en plus parler de discrimination contre les responsabilités familiales, c’est-à-dire de la discrimination dans l’emploi en raison des exigences familiales d’un employé. Qu’il s’agisse de discrimination fondée sur la grossesse, la parentalité, les soins d’un membre de la famille en situation de handicap ou non, ou les soins d’un parent âgé, la discrimination est tout à fait inacceptable, et peut coûter très cher à l’employeur. Aux États-Unis, il existe de nombreuses lois antidiscriminatoires de longue date, comme le titre VII de la loi sur les droits civils de 1964, la loi sur le congé familial et médical de 1993, la loi sur les Américains en situation de handicap de 1990, la loi sur la réhabilitation de 1973 et la loi sur la sécurité des revenus de retraite des employés de 1974, qui interdissent la discrimination en matière d’emploi fondée sur certains groupes de personnes protégés (telles que les femmes ou les personnes en situation de handicap). Assurez-vous de comprendre quand et comment ces lois s’appliquent. En outre, renseignez-vous sur les lois de votre région qui interdissent spécifiquement la discrimination illégale fondée sur le statut de parent ou proche aidant. Si vous avez des bureaux satellites dans différentes villes, n’oubliez pas de tenir compte de toutes les lois qui s’y appliquent. Pour conclure, respectez ces lois. La plupart du temps, vos employés ne visent pas à ajouter un litige complexe à leur liste de chose à faire déjà interminable. Les appuyer dès le départ sera avantageux pour toutes les parties concernées.

Étape 4 : Formez le personnel, surtout les gestionnaires, pour soutenir les parents et proches aidants de la main-d’œuvre.

N’importe quel avocat spécialisé dans le droit du travail vous dira que ce sont habituellement les gestionnaires de première ligne (ceux qui interagissent avec vos employés au quotidien) qui font l’objet de plaintes de discrimination à l’égard des proches aidants. Ces personnes peuvent (et devraient) aussi être la principale source de soutien pour les employés. Misez sur la présence constante et la relation continue entre un gestionnaire et un employé en veillant à ce que les gestionnaires de première ligne comprennent les conséquences de l’aide naturelle sur les membres de leur équipe. Non seulement les gestionnaires devraient être conscients de la prévalence de la non-divulgation du statut de parent ou proche aidant, ils doivent également connaître la façon dont votre entreprise peut les aider. Songez à offrir une formation à ce sujet pour les aider à comprendre et à gérer leurs propres biais inconscients, par exemple leur perception des employées enceintes ou qui allaitent, des personnes de cultures différentes, des congés familiaux, des « bonnes » habitudes de travail, de « ce qu’il faut » pour accomplir un travail, etc.

Étape 5 : Obtenez le soutien des dirigeants.

L’absence de soutien de la part des dirigeants peut sonner le glas des initiatives les plus louables de l’entreprise. Il est donc judicieux de déterminer qui sont les champions de l’aide naturelle au sommet des échelons de l’entreprise. Bon nombre de ces personnes ont atteint l’âge où elles s’occupent de leurs propres parents âgés atteints de démence, de BPCO ou d’ostéoporose. Par exemple, la directrice financière est peut-être elle-même confrontée à des décisions pour sa mère qui ne peut plus vivre seule ou conduire en toute sécurité, et le vice-président a peut-être manqué une réunion importante parce que son père vient de donner son numéro de carte de crédit à un fraudeur prétendant être de l’ARC au téléphone. Le PDG pourrait poursuivre l’école publique pour que son fils ayant un TSA puisse bénéficier des services appropriés. Ces cadres sont passés par là, et ils comprennent. Lorsque vous vous adressez à eux, il y a de fortes chances qu’ils soutiennent vos objectifs en matière d’aide naturelle et trouvent le budget dont vous avez besoin pour les atteindre. C’est alors que vous comprendrez que peu importe notre rôle dans l’entreprise, nous avons tous des proches qui comptent sur nous.

Étape 6 : Offrez une variété d’avantages en matière d’aide naturelle.

Certaines entreprises ont une longueur d’avance lorsqu’il s’agit de répondre aux besoins des parents et proches aidants de leur main-d’œuvre. Par exemple, un nombre croissant d’entre elles considèrent aujourd’hui que ces avantages font partie intégrante de la stratégie de « bien-être » de leur entreprise. Pourquoi? En dépit de toutes les recommandations contraires, les personnes qui s’occupent d’un proche (de leurs enfants ou de leurs parents, ou des deux parce qu’ils font partie de la génération « sandwich ») NE mettent PAS d’abord leur propre masque à oxygène avant d’aider les autres. Nous n’avons pas le temps d’aller à la salle de sport, de faire un bilan de santé ou de participer à un défi bien-être au travail, même si l’incitation est attrayante. Au lieu de prendre soin d’eux-mêmes, ces employés passent leurs temps « libre » à gérer des crises familiales non résolues. Or, lorsque les entreprises aident les familles à résoudre leurs problèmes les plus urgents en matière d’aide naturelle, elles peuvent « débloquer » la voie vers le bien-être personnel, l’amélioration des résultats en matière de santé et la réduction des coûts des soins de santé. Cet effort intentionnel produit un résultat clairement gagnant-gagnant. Par conséquent, si votre entreprise a encore du travail à faire avant d’être à la pointe de la croissance en matière de soutien à l’aide naturelle, vous devrez d’abord penser à autre chose que « notre PAE couvre cela » ou « nous offrons des soins de relève alors que les besoins de nos proches aidants sont satisfaits ». Bien que ces deux éléments soient essentiels à une gamme d’avantages solide, il faut comprendre qu’ils s’attaquent souvent aux symptômes de l’aide naturelle. Ils n’abordent aucunement les causes profondes qui motivent le besoin de conseils ou d’une couverture inattendue. Heureusement, il existe de nombreux autres avantages pour les proches aidants qui peuvent compléter vos avantages sociaux et mieux répondre aux besoins de vos employés.

Étape 7 : Discutez fréquemment et ouvertement avec le personnel.

L’une des questions les plus importantes qu’un responsable des RH (ou tout autre cadre) puisse se poser est la suivante : « Qui d’autre doit savoir? » La communication est essentielle à la réussite de votre nouvelle stratégie d’entreprise et d’aide naturelle. D’ailleurs, la communication sur les avantages reste un défi persistant pour toutes les entreprises. Les responsables des RH et des avantages sociaux sont chargés d’une mission qui semble impossible : s’assurer que les employés connaissent les avantages qui leur sont offerts. Ils envoient des infolettres par courriel, des notifications et ajoutent des avantages au portail de l’entreprise, mais l’utilisation n’est toujours pas à la hauteur des attentes. Si vous êtes vous aussi confronté à ce problème, envisagez d’ajouter quelques stratégies peu techniques à vos efforts. Par exemple, même s’ils manquent peut-être de délicatesse, les affiches au dos de la porte des toilettes ou à côté du miroir des toilettes peuvent davantage attirer l’attention qu’un courriel de plus dans une boîte de réception encombrée. Ne sous-estimez pas la puissance du bouche-à-oreille, surtout lorsqu’il provient d’un groupe de ressources pour les employés. Étant donné que les employés font souvent davantage confiance à leurs collègues qu’aux dirigeants de l’entreprise, cette approche peu mesurable de « avez-vous entendu parler de ceci? » produit souvent des résultats surprenants. Enfin, de nombreux employés ne peuvent résister aux articles promotionnels qui accompagnent l’annonce d’un nouvel avantage par votre entreprise.

Il vaut la peine de consacrer du temps et de l’attention à la réflexion sur la stratégie de votre entreprise en matière de soutien à l’aide naturelle. Avec une stratégie robuste en place, vous pourriez être surpris par les bienfaits pour vos employés et vos résultats lorsque vous montrez que vous (et votre entreprise) vous souciez de la main-d’œuvre.

À propos de l’auteure Carolyn A. Romano, J.D., vice-présidente de Torchlight, un produit de LifeSpeak

Carolyn compte plus de trente ans d’expérience dans la défense et la participation aux efforts de changement systémique, notamment ceux qui s’appuient sur la technologie, pour améliorer la vie des enfants, des personnes âgées et des populations à risque. En tant que vice-présidente de Torchlight, un produit de LifeSpeak, elle s’appuie sur cette expertise pour sensibiliser les employeurs à l’importance de stratégies organisationnelles pertinentes en matière d’aide naturelle et pour soutenir les employés de ces entreprises qui travaillent fort au travail et à la maison pour prendre soin de leurs proches. Vous pouvez communiquer avec Carolyn à l’adresse suivante : carolynromano@lifespeak.com.