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Gestion des activités ou gestion du temps ?

Par Hina Khan, Coach en réussite et psychothérapeute agréée

Jetez un coup d’œil à la section Croissance personnelle ou Gestion-Affaires de n’importe quelle librairie ou boutique en ligne, et vous y trouverez une multitude de livres traitant de la gestion du temps. Chacun de ces livres a pour objectif de vous aider à alléger votre fardeau, à apporter de la clarté à votre journée et votre horaire, et à vous rendre plus productif.

Mais le problème est que vous ne pouvez pas gérer le temps tout comme vous ne pouvez pas influencer la trajectoire de la lune. Le temps est une construction de l’esprit, un concept tellement grand qu’il déroute autant les scientifiques que les philosophes. On ne peut pas mettre le temps dans une boîte ou une feuille de calcul.

La conclusion est donc la suivante : vous ne gérez pas le temps; vous gérez les activités.

Je chicane peut-être, mais il est important de comprendre la différence. Le temps, tel que nous le connaissons, est égal pour tout le monde. Nous disposons tous de vingt-quatre heures dans notre journée. Aucune richesse, peu importe la quantité, ne peut changer cela. Nous essayons de lutter contre le temps, par exemple grâce à nos filtres Instagram qui permettent de lisser le visage ou en achetant des produits anti-âge, mais au bout du compte, nous sommes soumis au temps.

Nous pouvons toutefois adapter nos activités au temps dont nous disposons. Nous pouvons aussi envisager le temps différemment.

Si vous faites attention à mes mots, j’utilise le mot « lutter » lorsque je parle du temps. Nous avons tous nos propres paradigmes et points de vue sur le temps. Nous avons tous tendance à voir le temps comme notre ennemi, comme une entité à vaincre ou à repousser le plus longtemps possible.

Lorsque nous voyons les choses de cette façon, nous adoptons une mentalité de victime. Nous voyons le temps comme un ennemi plutôt que comme la chose inerte ou neutre qu’il est. Et si nous pouvions supprimer l’énergie consacrée à lutter contre lui, et rediriger cette même énergie pour organiser et accomplir nos tâches ? Comment cette nouvelle façon de faire pourrait-elle alléger le fardeau ?

N’oubliez pas que 20 % de vos activités contribuent à 80 % de vos résultats.

EN SACHANT CELA, QUELS SONT LES SIGNES AVANT-COUREURS D’UNE MAUVAISE GESTION DES ACTIVITÉS ?

  1. Vous vous aventurez sur la pente glissante de la recherche. Lorsque vous avez l’impression de ne pas en savoir assez sur un sujet, vous passez immédiatement en mode de surinformation dans l’espoir d’aligner vos pions. Le problème, c’est que vous ne cessez d’accumuler des pions. Vous ne faites rien, mais vous êtes incroyablement occupé et fatigué.
  2. Vos résultats ne répondent pas à vos objectifs. Vous êtes épuisé après une longue journée, et vous ne vous êtes pas pour autant rapproché de votre objectif, ou vous vous en êtes éloigné.
  3. Votre temporisation ou votre perfectionnisme, voire les deux, s’intensifie toujours plus. Vous remettez à plus tard des tâches ou vous y consacrez trop de temps, ce qui provoque encore plus de stress et de retard.
  4. Vous êtes constamment indécis. Vous avez des difficultés à faire des choix clairs. Ou bien vous passez trop de temps à examiner les options et solutions de rechange, et pas assez de temps à passer à l’action.
  5. Question rendement, vous êtes à la traîne. Vous courez dans tous les sens, pourtant vous êtes toujours en retard. Vous manquez les échéances, votre efficacité s’effondre et vous accumulez du retard.

Lorsque vous êtes dans une impasse, cela se reflète dans votre bilan, mais aussi sur votre niveau d’énergie, dans vos relations et dans votre existence en général. Lorsque votre façon de gérer vos tâches est efficace et qu’elle vous convient, vous constaterez que vous êtes plus productif, que vous êtes satisfait au bout du compte, et ce, sans être épuisé, et que vous vous sentez bien parce que votre niveau d’énergie correspond aux tâches à effectuer et aux objectifs à atteindre.

VOICI QUELQUES CONSEILS POUR AMÉLIORER VOS COMPÉTENCES EN GESTION DE TÂCHES :

  • Voyez le temps comme un allié plutôt qu’un ennemi. Cessez de lutter. Comprenez bien que vous ne pouvez pas tromper le temps ou le faire plier à vos caprices. Le temps est. Un point, c’est tout. Quand vous acceptez cela, vous changez votre façon de penser.
  • Avalez votre crapaud. Cette expression a été inventée par Mark Twain, et a été utilisée par Brian Tracy comme titre de son livre sur la gestion des tâches. Commencez par la tâche la plus importante ou la plus difficile. Débarrassez-vous-en. Ce faisant, vous ressentirez peut-être une grande satisfaction et serez en mesure de libérer de l’énergie mentale.
  • Qualité vs quantité. Examinez quelles activités font avancer les aiguilles, plutôt que le nombre d’activités que vous pouvez accomplir au cours d’une journée ou d’une semaine. Déterminez celles qui ont la plus grande incidence et portez votre attention sur elles plutôt que sur celles qui vous « gardent occupé ».
  • Déléguez ou automatisez. Cherchez les tâches répétitives qui apparaissent constamment et cherchez à savoir si vous pouvez les sous-traiter ou les automatiser. En supprimant ces tâches plus petites, mais nécessaires, vous pouvez libérer du temps pour vous acquitter de tâches plus importantes.
  • Préparez votre vie personnelle à votre réussite professionnelle. Comment pouvez-vous consolider les tâches de votre vie personnelle afin d’avoir plus de temps à consacrer à vos tâches professionnelles ? Commander l’épicerie en ligne et la faire livrer chez vous, faire appel à des services de promenade de chiens, de blanchisserie, d’aide à domicile, etc. sont des façons de libérer de l’espace pour mieux vous consacrer à vos activités professionnelles, surtout lorsque vous travaillez de la maison et que la vaisselle qui s’accumule vous fait de l’oeil pendant que vous essayez de créer une page de vente.
  • Fractionnez vos activités. Demeurez organisé. Fixez la durée de chaque tâche pour rester sur la bonne voie. Limitez le temps consacré aux tâches moins importantes tout en vous donnant plus d’espace pour celles qui comptent le plus. Pensez à planifier votre journée la veille ou le matin. C’est préférable.
  • Sachez que vous êtes aux commandes de votre temps. Avez-vous remarqué que vous pouvez prolonger la durée d’une tâche pourtant simple et prendre des heures à la terminer alors qu’elle prend normalement quelques minutes ? Et pourtant, vous pouvez faire en une demi-heure ce qui vous prendrait normalement des heures. Pensez à la fois où vous avez achevé un article dû le jour même ou à celle où vous avez fait vos valises pour un voyage impromptu tandis que la limousine vous attend à l’extérieur pour vous amener à l’aéroport ! Au bout du compte, vous avez le pouvoir de décider de ce qui est fait et quand.

Lorsque vous serez aux commandes de contrôle de vos tâches, vous vous sentirez plus libre, mieux organisé et, plus important encore, plus susceptible d’atteindre vos objectifs. Vos résultats s’en trouveront métamorphosés. Vous vous en trouverez métamorphosé. Et vous verrez qu’il ne s’agit pas d’une question de temps, mais qu’il s’agit de vous, du fait que vous êtes au poste de pilotage… quand vous voulez.

HINA KHAN, Coach en réussite et psychothérapeute agréée, Hina Khan est un coach en réussite et une psychothérapeute agréée qui étudie l’esprit, le comportement humain et le potentiel humain depuis plus de dix ans. Hina guide et encadre les gens pour les aider à franchir des barrières apparemment infranchissables, qu’il s’agisse de faire des progrès considérables dans leur entreprise ou de dépasser leurs objectifs personnels. Elle estime que le coaching est un outil puissant de changement car il s’adapte à leur but, leur vision et leurs objectifs, leur permettant de contrôler à la fois leur vie personnelle et professionnelle. Elle a suivi une formation intensive avec son mentor Bob Proctor. Elle est l’une des meilleures consultantes pour le programme réussi « Thinking Into Results ». Elle a suivi une formation poussée au distingué Centre de formation en psychothérapie, ce qui lui a conféré une expertise en matière de coaching. Hina est également un visage familier de la télévision et est appelée en tant qu’expert pour un certain nombre de programmes.