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Comment réussir le travail à distance : Séance de questions et réponses avec Lisette Sutherland

Par Lisette Sutherland, directrice de Collaboration Superpowers et auteure 27 mai 2021

COMMENT ÊTES-VOUS DEVENUE UNE EXPERTE DU TRAVAIL À DISTANCE?

Je ne suis pas du tout une « experte » du travail à distance. J’ai plus ou moins les mêmes difficultés que tout le monde (communication, conciliation travail-vie personnelle, harmonisation, etc.). Je suis toutefois très enthousiaste à l’idée de travailler à distance. Personnellement, j’aime la liberté qu’offre le télétravail. Tout a commencé par le simple désir de travailler à domicile. Puis j’ai commencé à parler aux gens, à recueillir des conseils et à expérimenter les outils technologiques, et c’est ce que je fais encore aujourd’hui.

Je ne crois pas qu’il y ait une seule façon de bien travailler à distance. Il s’agit de trouver ce qui fonctionne pour vous et votre équipe. Et idéalement, de profiter aussi du processus. Mon rôle dans tout cela consiste à aider les gens et les entreprises à découvrir de nouvelles façons d’être « présents » au travail et de créer une feuille de route pour mener à bien le télétravail.

SELON VOUS, COMMENT LE TÉLÉTRAVAIL A-T-IL CHANGÉ DEPUIS LA PANDÉMIE?

De nombreux sceptiques ont constaté que lorsque c’était nécessaire, il était en fait possible de collaborer n’importe où. En même temps, de nombreuses personnes ont confirmé qu’elles préféraient travailler en compagnie d’autres personnes au bureau (et bien sûr, il y a tout un éventail de possibilités).

Je pense que l’aventure a été difficile et stressante pour la plupart des gens. Travailler à la maison pendant une pandémie n’est ni normal ni facile, même pour les télétravailleurs chevronnés. Nous vivons tous une période d’adaptation extrême avec beaucoup de stress de fond. J’ai été surprise de voir la rapidité à laquelle les entreprises passaient de « comment travailler à distance » à « comment éviter que nos équipes et nous-mêmes, nous nous épuisions ». Cela confirme que la question de savoir comment maintenir la conciliation entre le travail et la vie personnelle est une question beaucoup plus importante pour les entreprises que celle de savoir comment s’assurer que les gens travaillent vraiment.

DANS LE LIVRE, VOUS PARLEZ DE LA NÉCESSITÉ DE DISPOSER D’UN ENSEMBLE D’OUTILS, DE COMPÉTENCES ET D’UN CERTAIN ÉTAT D’ESPRIT POUR ASSURER LE SUCCÈS DU TRAVAIL À DISTANCE. COMMENT, DE FAÇON CONCRÈTE, LES GESTIONNAIRES PEUVENT-ILS FAIRE ASSURER L’EFFICACITÉ DU TÉLÉTRAVAIL POUR LEURS ÉQUIPES MAINTENANT QUE CETTE APPROCHE SERA PROBABLEMENT LA NOUVELLE NORME POUR LA PLUPART DES ENTREPRISES?

La réponse à cette question est essentiellement mon livre au complet. Mais si je devais résumer brièvement, voici les conseils que je donnerais :

  1. Convenez de la façon de travailler ensemble. Lorsque nous travaillons ensemble au même endroit, nous pouvons voir ce que les gens font. Nous avons tendance à comprendre le comportement des autres parce que nous pouvons facilement les observer et tirer des conclusions. Lorsque nous passons au travail à distance, nous devons expliciter nos comportements afin de laisser moins de place à la confusion.
  2. Facilitez la communication. Mettez en place la bonne infrastructure. Au strict minimum, chacun doit avoir accès à une technologie de communication fiable (Internet, téléphone, caméra Web, casque d’écoute, outil de vidéoconférence) et à un accès sécurisé aux fichiers sur lesquels il travaille. Au bureau, aménagez des salles de conférence pour accueillir les réunions hybrides.
  3. Mettez l’accent sur le bien-être. Afin de fournir constamment notre meilleur travail, nous devons garder un œil attentif sur notre niveau d’énergie. Cela implique de s’arrêter et de se détendre de temps à autre. L’ingénieure en systèmes d’information Andrea Zabala recommande de faire ce que vous avez toujours souhaité pouvoir faire lorsque vous travailliez dans un bureau, par exemple manger à votre terrasse, aller faire une promenade, voire sortir cinq minutes pour prendre l’air.

N’oubliez pas que LE PASSAGE AU TÉLÉTRAVAIL EST UN CHEMINEMENT. Vous ne réussirez pas du premier coup. Il faut y aller à tâtonnements. Même si la route peut être cahoteuse, on y gagne une entreprise florissante et prospère avec des travailleurs heureux.

SELON VOUS, QUELLES SONT LES PLUS GRANDES ERREURS QUE LES GESTIONNAIRES COMMETTENT LORSQU’ILS TRAVAILLENT À DISTANCE?

C’est difficile à dire. Les personnes qui communiquent avec moi sont toutes des leaders qui recherchent de l’aide pour créer une expérience de travail à distance harmonieuse pour leurs équipes. Mais j’entends des histoires épouvantables au sujet de réunions de plusieurs heures sans pauses, de règles inutilement strictes sur les horaires et la durée de travail, et de l’installation de programmes de surveillance pour enregistrer la productivité.

Le télétravail est un média différent, comme la radio et la télévision qui sont deux médias différents. Les deux diffusent de l’information, mais de façon très différente. Vous ne pouvez pas appliquer les pratiques que vous avez en place au bureau à votre personnel en télétravail. Certaines pratiques ne se transposent tout simplement pas bien.

Je conseille aux gestionnaires de se former à la façon de diriger à distance, et il est aussi judicieux d’offrir de la formation à l’équipe. Ce n’est pas sorcier, mais il est sage de se renseigner sur les pratiques exemplaires et les technologies les plus récentes qui ont été mises au point au cours des cinq dernières années. Je pense que les gens seront surpris du chemin parcouru.

MIS À PART LE COURT TRAJET POUR ALLER TRAVAILLER ET LE FAIT DE POUVOIR PORTER SON PYJAMA, EN QUOI LE TRAVAIL À DISTANCE EST-IL AVANTAGEUX POUR LE TRAVAIL AU BUREAU?

Depuis des années, je dis aux entreprises : « peu importe que vous vouliez autoriser le travail à distance, vous voulez avoir des systèmes et des processus en place en cas de problème : le mauvais temps, les enfants qui tombent malades, ou tout simplement un trajet épouvantable. Votre entreprise n’en sortira que plus forte. » Je n’ai jamais imaginé le cas d’une pandémie mondiale, mais voilà où nous en sommes. Le « travail à distance avant tout » est tout à coup devenu un impératif pour la survie de l’entreprise.

De nombreux bureaux ne seront pas en mesure d’ouvrir et de fonctionner au maximum de sa capacité pendant longtemps. Du même temps, certaines personnes ne veulent pas retourner au bureau, même s’il est sécuritaire de le faire.

J’ai toujours défendu l’idée que les gens devraient pouvoir travailler là où ils sont le plus productifs. Et je pense qu’il est dans l’intérêt de l’individu et de l’entreprise de trouver une façon de permettre aux gens de choisir ce qui est le mieux pour eux et pour l’entreprise. Parfois, cela signifie que tout le monde est réuni au même endroit. Et parfois, les gens sont aux quatre coins du monde. L’avenir du travail, c’est le choix. La pandémie a simplement rendu nécessaire la prise de mesures d’adaptation.

QU’AIMEZ-VOUS OU DÉTESTEZ-VOUS AU SUJET DU TRAVAIL À DISTANCE?

Comme je l’ai mentionné plus haut, j’adore la liberté qu’offre le travail à distance. J’aime particulièrement travailler depuis mon bureau chez moi. J’ai une connexion Internet rapide et j’ai aménagé mon bureau de façon à travailler confortablement avec plusieurs écrans, un bureau debout et un bel ensemble de haut-parleurs pour écouter de la musique. Les chats des voisins viennent me voir.

J’adore courir au milieu de la journée pour me rafraîchir les méninges, aller marcher dans la forêt voisine et écouter des balados, et ainsi de suite.

Mais comme bien d’autres personnes, j’ai de la difficulté à concilier le travail et la vie personnelle, d’autant que je dirige ma propre entreprise et que j’aime ce que je fais. Je me fixe souvent trop de rendez-vous parce que je m’emballe. Je dois travailler activement à avoir une vie sociale riche et « hors champ », ce qui est devenu difficile à faire pendant la pandémie. J’ai embauché des entraîneurs pour m’aider à demeurer concentrée et rester sur la bonne voie pour atteindre mes objectifs.

NOUS VIVONS UNE PANDÉMIE MONDIALE ET LES TEMPS SONT DIFFICILES. QU’EST-CE QUI VOUS REND VRAIMENT HEUREUSE OU OPTIMISTE EN CE MOMENT?

Je suis heureuse de voir toutes les expériences que les gens font, et la créativité qui se dégage. Il est clair que la technologie actuelle permet de communiquer avec les autres à distance. Et il est également clair à quel point nous apprécions et chérissons le fait d’être ensemble dans la même pièce, en compagnie d’autres personnes. Je n’avais aucune idée à quel point je tenais cela pour acquis.

AVEZ-VOUS DES CONSEILS POUR EMBAUCHER À DISTANCE?

J’ai toutes sortes de conseils ici (en anglais uniquement) : collaborationsuperpowers.com/61-hire-the-best-for-your-remote-team. N’hésitez pas à utiliser tout ce qui pourrait parler à votre public. Les conseils comprennent un « aide-mémoire » sur ce qu’il faut rechercher lors d’un entretien avec un travailleur à distance.

COMMENT POUVEZ-VOUS SURMONTER DES PROBLÈMES COMME LA FATIGUE LIÉE À L’UTILISATION DE ZOOM DANS UNE ÉQUIPE LORSQU’IL N’Y A PAS D’AUTRE CHOIX QUE D’AVOIR DES RÉUNIONS PAR VIDÉOCONFÉRENCE?

L’un des secrets de ce nouveau moyen de communication à distance est d’être plus consciencieux dans la façon dont nous utilisons notre temps. La première chose facile à faire est de raccourcir nos réunions en ligne et de faire une pause avant le début de la prochaine tâche. Si une réunion dure plus de 45 minutes, faites une pause de 5 à 10 minutes au milieu.

La prochaine étape consiste à évaluer si nous avons vraiment besoin de cette réunion à la base ou si la conversation peut se faire de façon asynchrone? Par exemple, s’il s’agit de la mise à jour d’un état, il est peut-être possible d’en aviser les collègues en utilisant un média comme Slack ou un outil comme iDoneThis.com. En ce qui concerne les présentations, envisagez d’enregistrer une vidéo et de l’envoyer aux participants pour qu’ils la regardent avant le début de la réunion. Au lieu de faire un remue-méninges en commun au cours d’un appel, envisagez d’afficher vos idées sur un tableau blanc en ligne avant l’appel pour donner à chacun l’occasion de réfléchir au moment de leur choix. Je préconise de réduire le nombre de réunions dont vous avez besoin et d’améliorer la qualité de vos réunions.

En plus de réduire le nombre de réunions, améliorer la communication asynchrone suppose moins d’interruptions et plus de contrôle sur notre journée de travail. Cela joue un rôle essentiel dans l’amélioration de la conciliation travail-vie personnelle.

LISETTE SUTHERLAND, Director of Collaboration Superpowers, Author, Lisette Sutherland est la directrice de la compagnie Collaboration Superpowers, qui aide les gens à travailler ensemble peu importe leur emplacement géographique grâce à des ateliers tenu en ligne et en personne. Elle produit également un podcast hédomadaire durant lequel sont présentés des entetiens passés avec des experts en télétravail qui mettent en lumière les défis et les réussites résultant du travail en équipes virtuelles. Lisette est l’auteure du livre intitulé Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely — Successfully — for Individuals, Teams, and Managers  ainsi que de « The office manager for the 100 percent remote company Happy Melly, a global professional happiness association dedicated to helping people be happier at work. »

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